Richtlinien zur Verbesserung der Leistungsfähigkeit des Bibliothekssystems der Universität Würzburg vom 3. Juli 1995
beschlossen vom Senat der Universität Würzburg am 19. Juli 1995
Nach ausführlicher Beratung und Verabschiedung empfiehlt die Ständige Kommission für Angelegenheiten der Universitätsbibliothek und des Sprachlabors dem Senat der Universität Würzburg, die folgenden Richtlinien für das Bibliothekssystem der Universität (Zentralbibliothek, Teilbibliotheken der Fakultäten, Institute, Kliniken und Lehrstühle) zu erlassen:
1. Räumliche und organisatorische Zusammenfassung von Lehrstuhlbibliotheken
Die räumliche und organisatorische Zusammenfassung von Lehrstuhlbibliotheken zu größeren Einheiten bzw. ihre Eingliederung in bestehende Teilbibliotheken bildet die Grundvoraussetzung für einen effizienten Einsatz der Literatur-Erwerbungsmittel und für einen guten Benutzer-Service (hinreichende Öffnungszeiten, gute Zugänglichkeit für alle Benutzer, Verwaltung der Bibliothek durch Fachpersonal). Lehrstuhlbibliotheken sind daher sachlich nicht vertretbar. Ihre alsbaldige Eingliederung in größere Einheiten ist vorzusehen.
2. Begrenzung der Handapparate
Den Lehrstühlen müssen für ihren speziellen Bedarf ausreichend Bücher zur Verfügung stehen (sogen. "Handapparate"), die in der Regel von der allgemeinen Benutzung ausgenommen sind, vom Lehrstuhl also ständig und uneingeschränkt genutzt werden können. Die Obergrenze liegt in der Regel bei 100 Bänden. Die laufenden Mittel pro Jahr für Neuanschaffungen von Handapparats-Literatur sollten auf maximal 500 € begrenzt sein. Literatur, die im Handapparat nicht mehr benötigt wird, ist der betr. Teilbibliothek oder der Zentralbibliothek zur weiteren Nutzung zu überlassen.
3. Effizienter Einsatz der Literatur-Erwerbungsmittel
Die Literatur-Erwerbungsmittel müssen so verwendet werden, dass ein ausgewogenes Verhältnis zwischen den Einzelinteressen einerseits und dem Bedarf der Gesamtheit aller Bibliotheksbenutzer andererseits erzielt wird. Ferner muss dafür gesorgt werden, dass der Einsatz der Mittel so ökonomisch wie möglich erfolgt. Diese Ziele lassen sich nur durch koordiniertes und effizientes Vorgehen bei der Disposition und Verwendung der Mittel erreichen:
- Alle Erwerbungsmittel werden der Universitätsbibliothek als der dafür zuständigen Zentralen Einrichtung der Universität zur zentralen, koordinierten Bewirtschaftung zugewiesen. Die Universitätsbibliothek sorgt für ihre bestimmungsgemäße Verwendung. Festlegungen durch die Universitätsleitung z.B. anlässlich von Berufungs- und Rufabwendungsverhandlungen sowie zweckgebundene Zuweisungen durch die Universität, das Staatsministerium oder Dritte sind hierbei zu beachten.
- Bei der Verteilung global zugewiesener Mittel richtet sich die Universitätsbibliothek nach einem Etatmodell, aus dem sich der Mittelanteil der einzelnen Fächer bzw. Universitätseinrichtungen ergibt. Dieses wird jährlich durch die Bibliotheksleitung fortgeschrieben und der Bibliothekskommission zur Kenntnis gebracht. Die Bibliothekskommission kann bei Bedarf das Etatmodell bzw. dessen Vollzug den gegebenen Verhältnissen anpassen.
- Die Universitätsbibliothek sorgt dafür, dass durch Erwerbungsabsprachen und andere Maßnahmen der Erwerbungskoordinierung ein möglichst ökonomischer Einsatz der Mittel erfolgt, also unnötige Mehrfachanschaffungen ebenso unterbleiben wie Käufe, die sich in der jeweiligen Situation als nicht vertretbar erweisen.
- Die Teilbibliotheken einschließlich der Lehrstuhlbibliotheken dürfen teure Erwerbungen nur mit vorheriger Zustimmung des Leiters der Universitätsbibliothek oder seines hierfür Beauftragten vornehmen, soweit nicht ausschließlich Drittmittel (auch für zukünftige Folgelasten) in Anspruch genommen werden.
Zu den zustimmungspflichtigen Erwerbungen zählen:
- alle Neuabonnements von Zeitschriften (Periodica),
- ebenso alle beabsichtigten Kündigungen bestehender Zeitschriftenabonnements,
- alle Neuabonnements von Fortsetzungswerken (wie mehrbändige Lexika, bandweise erscheinende Werksausgaben, Loseblattausgaben, sowie andere Lieferungswerke), sofern mit einem Gesamtpreis von 150,-- € oder mehr gerechnet werden muss,
- alle Monographien mit einem Preis von 150,-- € oder mehr.
